Info GTK – Cara Memperbaiki Data Salah di Info GTK, Ini Sumber Perbaikannya – Jika menemukan data yang tidak sesuai di Info GTK, guru tidak perlu langsung panik. Data seperti ijazah, riwayat mengajar, status kepegawaian, golongan, NIP, NIK, hingga jumlah jam mengajar memang dapat memengaruhi informasi yang tampil pada layanan tersebut.
Hal penting yang perlu diketahui adalah data di Info GTK tidak dapat diedit secara langsung oleh guru. Info GTK pada dasarnya berfungsi sebagai media untuk menampilkan data yang sudah ditarik dari berbagai sistem sumber. Karena itu, ketika terdapat kesalahan, perbaikannya harus dilakukan pada sistem yang menjadi asal data tersebut.
Artinya, guru perlu terlebih dahulu mengetahui bagian mana yang salah dan dari mana data tersebut berasal. Setelah itu, perbaikan dilakukan melalui jalur yang sesuai sebelum menunggu sistem pusat memperbarui informasi di Info GTK.
Info GTK Bukan Tempat Utama untuk Mengubah Data
Kesalahan yang sering terjadi adalah guru mencoba mencari menu edit ketika menemukan data yang tidak sesuai di Info GTK. Padahal, informasi yang tampil di sana pada dasarnya bersifat read-only atau hanya untuk dibaca.
Data tersebut berasal dari sejumlah sumber berbeda. Misalnya, data beban mengajar dan rombel berkaitan dengan Dapodik, sedangkan data pendidikan atau ijazah memiliki sumber verifikasi tersendiri.
Karena setiap jenis data memiliki sumber yang berbeda, cara memperbaikinya juga tidak sama.
Secara sederhana, guru dapat menggunakan gambaran berikut:
| Data yang Bermasalah | Sumber Data | Jalur Perbaikan |
|---|---|---|
| Beban mengajar dan jumlah jam | Dapodik | Operator Dapodik sekolah |
| Rombel dan pembagian tugas | Dapodik | Operator Dapodik sekolah |
| Tugas tambahan | Dapodik | Operator Dapodik sekolah |
| Ijazah dan pendidikan | Verval Ijazah/PD-Dikti | Pengajuan verval/perbaikan |
| NIK dan identitas | Dukcapil/Verval PTK | Perbaikan data sesuai sumber |
| Status kepegawaian | BKN/SIASN/Verval PTK | Jalur administrasi kepegawaian |
| Pangkat dan golongan | BKN/SIASN | Pembaruan melalui sistem kepegawaian |
Dengan memahami sumber tersebut, guru tidak perlu berulang kali mencoba mengubah informasi langsung di Info GTK.
Langkah Pertama, Cari Tahu Data Mana yang Salah
Sebelum melakukan perbaikan, periksa seluruh bagian data di Info GTK dengan teliti.
Jangan hanya melihat satu informasi. Perhatikan data identitas, pendidikan, kepegawaian, riwayat mengajar, pembagian tugas, jumlah jam, rombel, hingga tugas tambahan.
Jika terdapat keterangan yang berwarna merah, tidak sesuai, atau menunjukkan status yang belum valid, catat bagian tersebut.
Langkah ini penting karena kesalahan pada satu bagian belum tentu harus diperbaiki melalui operator sekolah.
Sebagai contoh, apabila jumlah jam mengajar tidak sesuai, masalah tersebut kemungkinan berkaitan dengan data Dapodik. Namun jika yang salah adalah data golongan atau status kepegawaian, guru perlu menempuh jalur administrasi kepegawaian.
Cara Memperbaiki Data Jam Mengajar di Info GTK
Salah satu masalah yang cukup sering diperiksa guru adalah jumlah jam mengajar atau beban mengajar yang tidak sesuai.
Data tersebut berkaitan dengan pengisian Dapodik sekolah. Guru tidak dapat langsung mengganti jumlah jam tersebut melalui Info GTK.
Jika terdapat kesalahan, langkah pertama adalah menghubungi Operator Dapodik sekolah.
Operator kemudian perlu memeriksa data di aplikasi Dapodik, termasuk pembagian tugas mengajar, mata pelajaran, rombel, jumlah jam, dan penempatan guru.
Apabila memang ditemukan kesalahan, data diperbaiki pada aplikasi Dapodik sesuai kondisi sebenarnya.
Setelah perubahan dilakukan, operator perlu melakukan validasi data secara lokal untuk memastikan tidak terdapat kesalahan pengisian yang menghambat proses berikutnya.
Jika data sudah benar dan tidak terdapat kendala validasi, proses berikutnya adalah melakukan sinkronisasi Dapodik.
Namun, perubahan yang dilakukan di Dapodik tidak berarti langsung muncul di Info GTK pada saat yang sama.
Perbaikan Rombel dan Tugas Tambahan
Selain jumlah jam, masalah pada rombel dan tugas tambahan juga dapat memengaruhi informasi yang tampil di Info GTK.
Misalnya, seorang guru sebenarnya memperoleh tugas tambahan, tetapi tugas tersebut belum tercatat dengan benar. Dalam kondisi seperti ini, guru perlu berkoordinasi dengan operator sekolah.
Operator dapat memeriksa apakah penugasan tersebut sudah dimasukkan sesuai ketentuan dan kondisi sekolah.
Hal yang sama berlaku ketika pembagian jam mengajar atau penempatan guru pada rombel belum sesuai. Perbaikannya dilakukan melalui Dapodik sekolah, bukan dengan mengedit tampilan Info GTK.
Setelah data diperbaiki, sekolah melakukan validasi dan sinkronisasi agar perubahan dapat diteruskan ke sistem pusat.
Cara Memperbaiki Data Ijazah yang Salah di Info GTK
Data pendidikan atau ijazah memiliki jalur perbaikan yang berbeda.
Jika nama perguruan tinggi, program studi, nomor ijazah, jenjang pendidikan, atau informasi pendidikan lainnya tidak sesuai, guru perlu memeriksa data verval ijazah.
Perbaikan dapat dilakukan melalui layanan verval yang menjadi sumber data pendidikan tersebut. Dalam kondisi tertentu, guru juga dapat membutuhkan bantuan operator sekolah untuk proses pengajuan.
Apabila sebelumnya scan ijazah gagal terbaca atau data yang dimasukkan tidak sesuai, pastikan dokumen yang digunakan merupakan ijazah yang benar dan dapat diverifikasi.
Jangan melakukan pengisian berdasarkan perkiraan karena data pendidikan dapat digunakan dalam proses validasi administrasi guru.
Jika NIK atau Data Identitas Tidak Sesuai
Kesalahan pada NIK, tanggal lahir, nama, atau identitas lainnya perlu ditelusuri berdasarkan sumber datanya.
Untuk data yang berkaitan dengan kependudukan, guru perlu memastikan informasi pada dokumen kependudukan sudah benar. Sementara dalam proses administrasi PTK, pembaruan juga dapat berkaitan dengan layanan verifikasi data PTK.
Karena itu, apabila data identitas di Info GTK tidak sesuai, jangan langsung meminta operator Dapodik mengubah semua informasi tersebut tanpa mengetahui sumber kesalahannya.
Identifikasi sumber data menjadi langkah pertama yang paling penting.
Jika Status Kepegawaian atau Golongan Salah
Masalah lain yang dapat muncul adalah status kepegawaian, NIP, pangkat, atau golongan yang belum sesuai.
Untuk guru ASN, data kepegawaian berkaitan dengan sistem administrasi kepegawaian pemerintah. Perubahan data tidak cukup hanya dilakukan melalui Dapodik.
Jika terdapat perbedaan antara dokumen kepegawaian dengan informasi yang tampil, guru perlu melakukan koordinasi melalui jalur kepegawaian yang berlaku, termasuk dengan pihak terkait di daerah atau instansi kepegawaian.
Untuk data yang bersumber dari sistem BKN, perubahan harus dilakukan melalui mekanisme administrasi kepegawaian yang sesuai.
Setelah Data Diperbaiki, Apakah Info GTK Langsung Berubah?
Ini menjadi salah satu pertanyaan yang sering muncul.
Tidak selalu.
Perubahan data di sumber utama membutuhkan proses penarikan atau pemutakhiran data sebelum akhirnya dapat terlihat di Info GTK.
Sebagai contoh, setelah operator memperbaiki pembagian jam di Dapodik dan melakukan sinkronisasi, guru mungkin belum langsung melihat perubahan tersebut ketika membuka Info GTK.
Hal ini terjadi karena sistem pusat membutuhkan waktu untuk memproses dan memperbarui data.
Karena itu, guru sebaiknya tidak langsung menganggap perbaikan gagal hanya karena perubahan belum terlihat beberapa saat setelah sinkronisasi.
Berapa Lama Data yang Sudah Diperbaiki Muncul?
Tidak ada alasan untuk melakukan perubahan berulang kali hanya karena data belum langsung berubah.
Setelah perbaikan dilakukan di sumber data, tunggu proses sinkronisasi dan pembaruan sistem pusat sesuai mekanisme yang sedang berjalan.
Waktu pembaruan dapat berbeda tergantung jenis data, sistem sumber, serta jadwal pemrosesan data.
Guru dapat melakukan pengecekan secara berkala setelah sekolah melakukan sinkronisasi atau setelah terdapat informasi mengenai pembaruan data periode berjalan.
Cek Kembali Info GTK Secara Berkala
Setelah proses perbaikan selesai, guru dapat kembali membuka layanan Info GTK untuk memeriksa apakah informasi sudah diperbarui.
Perhatikan bagian yang sebelumnya bermasalah. Jika data sudah sesuai, status yang sebelumnya menunjukkan masalah dapat berubah setelah sistem menyelesaikan proses validasi.
Namun, apabila setelah periode pemutakhiran data informasi belum berubah, guru sebaiknya melakukan pengecekan ulang dari sumber awal.
Misalnya, untuk masalah jam mengajar, kembali koordinasikan dengan operator Dapodik. Untuk masalah ijazah, periksa kembali proses vervalnya. Sedangkan untuk masalah kepegawaian, pastikan pembaruan pada sistem kepegawaian sudah dilakukan.
Jangan Mengubah Data yang Sebenarnya Sudah Benar
Guru juga perlu berhati-hati ketika menemukan informasi yang berbeda dengan perkiraan.
Tidak semua perbedaan berarti terjadi kesalahan sistem. Bisa saja informasi tersebut memang mengikuti data resmi yang tersimpan pada sumber tertentu.
Karena itu, sebelum meminta perubahan, bandingkan data di Info GTK dengan dokumen resmi dan data pada sistem sumbernya.
Perbaikan data seharusnya dilakukan berdasarkan kondisi yang sebenarnya, bukan sekadar agar tampilan Info GTK berubah menjadi valid.
Ringkasan Jalur Perbaikan Data Info GTK
Secara umum, alurnya dapat digambarkan sebagai berikut:
Temukan data yang salah → identifikasi sumber data → lakukan perbaikan pada sumber → validasi → sinkronisasi/pembaruan → tunggu pemrosesan pusat → cek kembali Info GTK.
Dengan alur tersebut, guru dapat menghindari kesalahan ketika melakukan perbaikan data.
Jika masalah berasal dari Dapodik, koordinasikan dengan operator sekolah. Jika berkaitan dengan ijazah, gunakan jalur verval pendidikan. Sementara data kepegawaian perlu diperbaiki melalui sistem atau instansi kepegawaian yang menjadi sumber datanya.
Kesimpulan
Cara memperbaiki data salah di Info GTK bukan dilakukan dengan mengedit langsung di halaman Info GTK, karena layanan tersebut pada dasarnya menampilkan data yang ditarik dari sistem sumber. Guru perlu mencari tahu terlebih dahulu jenis data yang bermasalah, kemudian memperbaikinya melalui sumber yang tepat seperti Dapodik, layanan verval ijazah/PTK, Dukcapil, atau sistem kepegawaian. Setelah perbaikan dilakukan, data perlu melalui proses validasi, sinkronisasi, dan pemutakhiran sebelum akhirnya tampil kembali di Info GTK. Karena proses tersebut tidak selalu berlangsung secara instan, guru disarankan melakukan pengecekan secara berkala dan memastikan data yang diperbaiki benar-benar sesuai dengan dokumen resmi.